اداره كاركنان مشكل آفرين
اداره كاركنان مشكل آفرين
بعضي كاركنان ـ با وجود آنچه كه سازمان در زمينه گزينش، اجتماعي كردن، طراحي شغل، معيارهاي عملكرد و رويه هاي پاداش به عمل مي آورد ـ براي مديريت سازمان مشكلاتي پديد مي آورند. مواردي چون تأخير ورود مكرر، غيبت فراوان، مشاجره با همكاران، نافرماني در برابر سرپرستان، بي توجهي به مقررات و رفتارهاي ديگري از اين دست؛ باعث مي شود كه نظم و انضباط فردي و سازماني زير سؤال برود. واژة انضباط به وضعي در سازمان اطلاق مي شود كه در آن كاركنان بر پايه مقررات و استانداردهاي رفتار مقبول عمل كنند. هنگامي كه كاركنان از آنچه كه از آن ها انتظار مي رود آگاه باشند ـ با فرض اين كه اين استانداردها و مقررات را منطقي بدانند ـ درصدد برآوردن انتظارات سازمان بر خواهند آمد. ولي همه كاركنان مسؤليت منضبط بودن را نمي پذيرند و مفاهيم انگيزشي كه به طور معمول در سازمان ها به كار گرفته مي شود، براي ايجاد رفتار مسؤلانه در برخي از آنان بسنده نيست. در واقع اين دسته از كاركنان تا اندازه اي به آن نوع از اقدام هاي انضباطي نياز دارند كه همگان آن را تنبيه مي دانند. موارد بسياري را مي توان نام برد كه به اعتقاد مديران نياز به اقدام انضباطي دارد. بدون ترديد يكي از مسائل جدي كه مديران با آن مواجهند، حضور نامرتب افراد در محل كار است كه ارتباطي مستقيم با بهره وري دارد. علت اين امر مي تواند ريشه در بسياري از مسائل داشته باشد؛ نخست آن كه بسياري از سازمان ها در همسو كردن هدف هاي كاركنان با اهداف سازمان كامياب نبوده اند. اگر افراد نتوانند خودشان را با كار و سازمان ربط دهند، حضور مؤثرشان در محيط كار كاهش مي يابد. دليل ديگر اين امر شايد تغيير نگرشي در مورد اشتغال باشد؛ كار دلبستگي مهم زندگي بسياري از افراد به شمار نمي آيد، از اين رو حضور به موقع و منسجم در محل كار براي آنان در درجة اول اهميت قرار ندارد. همچنين مقررات دولتي و قدرت اتحاديه ها نيز تا حد زيادي از اختيارات مديريت سازمان ها كاسته است و متأسفانه كاركنان ممكن است به سوء استفاده از اين موقعيت گرايش داشته باشند. دسته دوم مسائل انضباطي را رفتارهاي فرد در محل كار تشكيل مي دهد. برخي از اين رفتارها عبارتند از نافرماني، رعايت نكردن اصول اخلاقي و بعضاً شوخي هاي بيجا، نزاع و مشاجره، رعايت نكردن اصول ايمني، و … كه اكثر آن ها نقض مستقيم مقررات سازمان است. در نهايت يكي ديگر از مواردي كه برخورد جدي انضباطي را مي طلبد نادرستي كاركنان است. نادرستي كاركنان گرچه براي مديران مسأله بزرگي به شمار نمي رود اما بنا به سنت، شديدترين اقدام هاي انضباطي درمورد آن اعمال مي شود. نتايج يك پژوهش مبين اين مسأله بود كه 90% سازمان هاي مورد بررسي، كاركنان را به دليل سرقت اخراج مي كنند حتي اگر اين سرقت براي نخستين بار باشد. اين يافته ها نشانگر هنجارهاي فرهنگي پر قدرتي است كه در برخي كشورها در برابر نادرستي وجود دارد. ارتكاب يك عمل نادرست بيش از هررفتاري بازتاب شخصيت فرد است. افزون براين ـ درست يا غلط ـ فرض بر اين است كه وقتي كارمندي يك بار دروغ گفت يا دست به سرقت زد و يا رشوه گرفت، ديگر نمي توان به او اعتماد كرد. تمامي اين موارد نشان مي دهد كه دامنة مسائلي كه مستلزم اقدام انضباطي است، وسيع است اما نكته مهم اين است كه بدانيم تخلفات از لحاظ ميزان شدت با هم تفاوت دارند و ديگر اين كه بايد عوامل اثر گذار بر هر اقدام انضباطي منصفانه و مبتني بر مساوات را بشناسيم تا بتوانيم شاهد برقراري انضباط و ساماندهي در سازمان خود باشيم. در خاتمه اين نوشتار رهنمودهاي كلي براي اداره امور ارائه شده است كه مي توان ضمن لحاظ نمودن و رعايت توالي اقدام هاي انضباطي، اين موارد را نيز مد نظر داشت. 1- اقدام هاي انضباطي را براي اصلاح به كار بگيريد نه تنبيه. هدف اقدام انضباطي تنبيه نيست، بلكه اصلاح رفتار ناپسند كاركنان است. گرچه تنبيه گاهي ممكن است ابزاري ضروري قلمداد شود، اما هرگز نبايد هدف نهايي را از ياد برد. 2- اقدام هاي انضباطي را گام به گام پيش ببريد. اگر چه نوع اقدام انضباطي مناسب، به موقعيت بستگي دارد؛ مطلوب آن است كه گام به گام انجام شود كه معمولاً با اخطار شفاهي آغاز مي شود و در صورت تكرار تخلف به ترتيب با اخطار كتبي، تعليق و اخراج (در موارد بسيار جدي) پيش مي رود. 3- از قانون آهن گداخته پيروي كنيد. اجراي انضباط را مي توان به لمس كردن آهن گداخته تشبيه كرد. وقتي كسي آهن گداخته را لمس مي كند “واكنش فوري” از خود نشان مي دهد. سوختگي بي درنگ ايجاد مي شود و ترديدي در رابطه علت و معلولي برايش وجود ندارد. “هشدار” كاملاً كافي است و نتيجه نيز “پايدار” خواهد بود زيرا هر بار كه او آهن گداخته را لمس كند، همان واكنش رخ مي دهد. نتيجه اين اقدام “غير شخصي” است، يعني هر كس چنين كند دستش خواهد سوخت. مقايسه ميان لمس كردن آهن گداخته و اجراي انضباط روشن است. وقتي فاصله بين تخلف و اجراي مجازات طولاني شود، اثر اقدام انضباطي كاهش مي يابد. البته اين فوريت نبايد سبب شتاب بي مورد شود، اگر حقايق هنوز روشن نشده باشند مديران اغلب تصميم به تعليق موقت مي گيرند تا بتوانند تصميم نهايي را اتخاذ نمايند. مدير بايد پيش از آن كه دست به اقدام انضباطي بزند، هشدار بدهد. به عبارتي فرد بايد از مقررات سازمان آگاه شود و استانداردهاي رفتاري آن را بپذيرد. وقتي هشدارها روشن كند كه تخلف به اقدام انضبـاطي منجر مي شود و چه مجازات هايـي در پي تخلف خواهد بود، كاركـنان با درصد احتمال بيشتري اين اقدام را منصفانه تلقي مي كنند. همچنين رفتار منصفانه حكم مي كند كه اقدام ها پايدار باشند. وقتي برخورد با نقض مقررات ناپايدار باشد؛ روحيه افراد ضعيف مي شود، آنان نسبت به صلاحيت مديران دچار ترديد مي شوند و بر اثر عدم امنيت و نگراني كه در افراد پديد مي آيد، بهره وري كاهش خواهد يافت. كاركنان ميل دارند بدانند محدودة رفتار مجاز چيست؛ براي دريافت چنين بازخوردي حركات مديران را در نظر مي گيرند. اگر فردي يك هفته پيش عمل خلافي انجام داده باشد ولي به جاي آن كه بي درنگ با او برخورد شود، هفت روز بعد سرزنش شود؛ تنبيه در پرده اي از ابهام قرار مي گيرد. همين طور اگر از بين فرد “الف” و “ب” كه هر دو در محل كار وقت را بيهوده مي گذرانند فقط فرد “الف” سرزنش شود او بي ترديد مدير خود را بي انصاف خواهد شمرد. پس اين نكته نشان مي دهد مجازات بايد پايايي داشته باشد. البته نه بدان معنا كه با همه يكسان برخورد كرد چرا كه اين نيز نوعي بي توجهي به عوامل اقتضايي است و اين مسؤليت بر دوش مديران است كه درك صحيحي از شرايط داشته باشند. و در آخر اين كه اقدام انضباطي جنبه شخصي نداشته باشد. “مجازات ها بايد بر اساس تخلف تعيين شود و نه شخصيت متخلف”. شما به عنوان مدير بايد براي كاركنان روشن كنيد كه از هر گونه قضاوت شخصي دربارة ويژگي هاي شخصيتي آنان خودداري مي كنيد و تنها نقض مقررات را نكوهش مي كنيد نه خود فرد را. افزون بر اين وقتي مجازات اعمال شد، مدير بايد ماجرا را فراموش كند و با فرد مجازات شده همان رفتار پيش از بروز خطا را داشته باشد و در خاتمه اين كه همواره بايد در نظر داشته باشيم؛ “مي خواهيم رفتار فرد را اصلاح كنيم نه اين كه به او حمله كنيم و او را تخطئه نماييم”.
www.bankrefah.ir منبع: